Administrativ ledning: Funktioner och processer
Den administrativa förvaltningen är den uppsättning formulär, åtgärder och mekanismer som tillåter att använda företagets mänskliga, materiella och finansiella resurser för att nå det föreslagna målet. Det bygger på fyra grundläggande principer; ordern är den första, eftersom varje arbetare måste uppta den position som han är kvalificerad för.
Brist på order leder till mindre effektivt arbete och missbruk av resurser. Den andra principen är disciplin; Inom den administrativa ledningen är disciplinen en viktig aspekt, eftersom reglerna och reglerna måste följas och respekteras av alla.
Den tredje principen är kommandoenheten. Arbetstagaren måste veta vem han rapporterar sitt arbete och från vilket han kommer att få order, för att undvika felaktiga meddelanden som skadar arbetskvaliteten. Slutligen är uppmuntrande och värdering av initiativet i personalen avgörande att motivera; Detta kommer att ha en positiv inverkan på arbetsmiljön och uppnåendet av målen.
Den administrativa förvaltningen är avgörande för organisationen, eftersom den utgör grunden för gruppens uppgifter, kommer också att vara en nätverksorienterad för att uppfylla affärsmålen.
funktioner
Förverkligande av ledningsprocesser
Förvaltningsförfarandena måste genomföras på ett korrekt sätt, så att de effektiva resultaten i varje av de administrativa funktionerna genomförs.
Dessa måste omfatta planering, organisation, riktning och kontroll, allt baserat på uppfyllandet av målen.
Anställning av personal
Den avser val, utbildning, placering och ersättning för personal. Uppnåendet av organisationens mål beror på att kunna räkna med lämplig personal, varför intresset att täcka de anställdas behov och samtidigt vara lojalt för organisationen måste bibehållas.
Skydd av tillgångar
En organisations tillgångar måste skyddas mot missbruk, förlust eller skada som orsakas av stöld, brand eller annat sätt.
Därför är det nödvändigt att upprätthålla en tillräcklig rekord för varje typ av tillgång, vilket gör att personalen ansvarar för korrekt användning och förvaring.
PR
En av de viktigaste funktionerna i den administrativa ledningen är upprättandet och underhållet av olika kommunikationslinjer mellan organisationen och dess närstående (kunder, aktieägare, anställda, leverantörer, konsumenter).
Upprätta arbetssekvenser
För en stabil prestanda och utan avbrott i det administrativa arbetet måste system och rutiner för definierade rutiner utvecklas. Detta motiveras av den ömsesidiga karaktären och sambandet mellan varje avdelningens specifika uppgifter.
Inköp av anläggningstillgångar
I varje avdelning finns ett behov av tillräckliga anläggningstillgångar för att ha en effektiv och ekonomisk prestanda för det arbete som utförs där. Därför måste ett standardförfarande följas vid urval och inköp av varje typ av anläggningstillgång som krävs.
En viktig aspekt är att utföra en upptäckt och utvärdering av tillgångens verkliga behov och därmed undvika onödiga utgifter som påverkar företagets ekonomi.
Design och kontroll av blanketter
Med tanke på att det administrativa arbetet har särskilda egenskaper, måste de använda formulären utformas för att tillhandahålla nödvändig information på ett adekvat sätt.
Det är administrationens uppgift att utforma dessa formulär och försöka standardisera deras användning för att minska kostnaderna.
Köp brevpapper och kontorsmaterial
Dessa artiklar måste täcka användarnas behov, eftersom de kommer att påverka det systematiska och snabba utförandet av det arbete som utförs.
Därför är det viktigt att säkerställa standardisering, urval och inköp av dessa ingångar, liksom deras distribution till andra avdelningar, vid behov
Administrativa ledningsprocesser
planering
Planering är hörnstenen i denna process, eftersom det kommer att leda till att efterföljande åtgärder följs. För att utföra en effektiv process är det nödvändigt att överväga följande:
- Har tydliga mål.
- Undersök miljön under vilken arbetet ska utföras.
- Identifiera och tilldela de uppgifter som kommer att bidra till att uppnå målen.
- Utför en övergripande plan för prestationer, och belysa de kreativa elementen som hjälper till att effektivt utföra arbetet.
- Bestäm de policyer, metoder och förfaranden som krävs för att arbetet ska kunna utföras.
- Skapa varningssystem som möjliggör förutseende åtgärder inför framtida problem.
- Uppdatera ständigt planerna, med tanke på resultaten av de kontroller som utövas över dem.
organisation
För att uppnå framgång måste alla mänskliga, ekonomiska och materiella resurser som är relaterade till det arbete som görs samordnas.
Detta innebär att man fastställer en uppsättning regler och uppdrag av uppgifter som måste följas noggrant av de berörda personerna. Några av dessa aktiviteter är:
- Dela upp arbetet med tanke på operationsenheterna.
- Grupparbete genom jobb.
- Strukturera enheterna med kriterier för hanterbarhet och affinitet i arbetet.
- Välj den personal som har de färdigheter som krävs för ett visst jobb.
- Upprätta justeringar i de utförda aktiviteterna, baserat på vad kontrollresultatet av samma show.
Riktning eller utförande
För att följa de planerade och organiserade strategierna är det nödvändigt att vidta de åtgärder som initierar dem och ge dem kontinuitet.
Bland dessa åtgärder är att styra verksamheten och främja arbetstagarens utveckling i arbetet och personalen, så att denna motivation översätts till en effektiv uppnåelse av målet. Dessa strategier kan vara:
- Guide och uppmuntra gruppen att nå målet.
- Upprätta en direkt, öppen och transparent kommunikation med var och en av de som är involverade, direkt eller indirekt, på jobbet.
- Utveckla varje medlems potential.
- Skapa incitament för anställda som utmärker sig i vissa förutbestämda kriterier, bland annat kreativitet, färdigställandegrad.
- Inrätta mekanismer för att utvärdera genomförandeprocessen kontinuerligt, för att åtgärda åtgärder vid behov.
kontroll
Det är viktigt att genomföra strategier för att verifiera att det som planeras, organiseras och verkställs utvecklas på ett tillfredsställande och effektivt sätt för att uppnå målet.
Detta kommer att göra det möjligt att fatta beslut om att ersätta aktiviteter eller att omorientera processen, vilket gör det möjligt att optimera. Dessa kan vara några av de åtgärder som ska följas:
- Upprätta jämförelser av resultaten med bolagets allmänna planer.
- Utvärdera produkten av arbetet, baserat på samma prestationsstandarder.
- Publicera de medel som ska användas i mätningarna.
- Kommunicera förslag till ansvarig personal för att kunna rätta till de åtgärder som är nödvändiga.
