Företagshandbok: Vad det tjänar, hur man förbereder det

Verksamhetshandboken för ett företag är ett skriftligt dokument som innehåller stegvisa instruktioner om hur man utför en arbetsuppgift eller hur man hanterar en specifik situation när den uppstår på arbetsplatsen. Den innehåller företagets bästa praxis och beskrivningarna av de viktigaste affärsprocesserna.

Denna handbok innehåller också metoder och standarder för hur arbetet förväntas utföra. Skapandet av procedurhandboken möjliggör att företaget kan växa, förenkla träningen och underlätta dess förmåga att skala.

Den här handboken kan vara ett bindband med tre ringar, en mapp på en gemensam delad enhet eller en automatiserad version som publiceras online, med hjälp av en procedurshanteringsprogram. Alla bör förstå vad procedurhandboken är gjord av och var den kan hittas när någon behöver det.

Att skriva en procedurhandbok kräver att stegen som är involverade i en viss process klart förstås. När företaget växer kommer nya förfaranden behövas. Handboken för procedurer kan också betraktas som ett procedurbibliotek.

I bruksanvisningen finns exempel på procedurer som kan användas som modell för nya operativa procedurer. Alla anställda i organisationen måste utbildas i företagets policy och rutiner. De bör alltid ha omedelbar tillgång till en procedurhandbok.

Vad är det för?

Med hjälp av en välskriven handbok kan ett företag effektivare underlätta utbildningen av nya anställda.

Utöver träning ger en arbetshandbok nuvarande medarbetare en resurs för att lära sig de minst använda förfarandena, så att de utförs med rätt formalitet, upprätthåller kvalitetskontrollen.

Anställda måste förstå vad som förväntas av dem. Handledare behöver en handbok för hantering av affärsprocesser. Genom att dokumentera standarderna är det viktigt för tillväxt, kvalitet och kundtillfredsställelse.

Genom de policyer och förfaranden som påverkar ett funktionellt område har frontlinjen arbetstagare befogenhet att göra effektiva och tidsbesparande beslut.

En effektiv procedurhandbok ger lämpliga metoder för interdepartmentell kommunikation, gör det möjligt för personal att arbeta tillsammans för att lösa löpande affärsproblem utan att kräva onödigt tillsynsövervakning.

Syftet med procedurhandboken är att organisera olika innehåll för att återspegla både sätt och sätt att kommunicera, att utföra tjänsten eller tillverka produkten till lägsta kostnad och på kortast möjliga tid.

Det har den extra fördelen att behålla arbetsnöjdheten och den höga medarbetarnas motivation.

Hur man gör det?

Innan du utvecklar en handbok är det viktigt att förstå skillnaden mellan politik, central process och procedur.

- Policy är uppsättningen av grundläggande principer och därmed sammanhängande riktlinjer, formulerade och tillämpade av en organisations ledning, för att styra och begränsa sina åtgärder i strävan efter långsiktiga mål.

- Grundläggande process är sekvensen av ömsesidiga och länkade förfaranden, som i varje steg förbrukar en eller flera resurser (arbetstid, energi, maskiner, pengar) för att omvandla ingångarna till produkter. Dessa resultat fungerar som ingångar för nästa steg tills ett känt mål eller slutresultat nås.

- Förfarande är en sekvens av aktiviteter eller en fast åtgärd, definierad av steg (innehåller en klart definierad början och slutpunkt) som måste utföras i samma ordning för att korrekt ange en uppgift.

Definiera de centrala processerna

Alla centrala processer som företaget har måste övervägas. Du börjar med att definiera vilka processer som ska avgränsas och mappas i procedurhandboken, och skapa en sammanfattning av alla procedurer du vill inkludera.

Även om det är möjligt att varje process inte placeras är det viktigt att fastställa de mest grundläggande och viktiga. Till exempel kan en restaurang definiera de centrala processerna om hur en särskild maträtt görs, men lika viktigt är processen med att städa restaurangen.

En lista över kärnprocesser som behöver täckas måste skapas så att varje kan integreras i procedurhandboken efter att kartlägga den. Schemat kommer att fungera som en guide för att du inte lämnar några av uppgifterna när du börjar skriva handboken.

Skriv en introduktion

Ta med en kort beskrivning av vad som ingår i handboken, som är direkt adresserad till de personer som kommer att använda handboken, vad läsare kan förvänta sig när man använder handboken och det bästa sättet att använda handboken (dvs. "läs den från början till slut"). slutet »eller« använd det som referens för att söka efter förfaranden efter behov »).

Skapa ett flödesschema över varje process

Varje process definieras av de steg eller uppgifter som är nödvändiga för att slutföra det. Om ett steg utelämnas kan det betyda att man förlorar eller försenar en order eller har en defekt slutprodukt. Etablering av ett flödesschema är att definiera arbetsflödet.

För att slutföra en manual måste du börja med en process i taget: Börja med den första schemanprocessen. Stegen som krävs för att slutföra processen beskrivs, och detaljerna returneras och skrivs för varje steg.

Du måste se till att varje steg är tydligt och koncist. Varje steg ska ge tillräckligt med detaljer så att alla kan följa instruktionerna.

Antag exempelvis att ett förfarande för försäljningsprocessen skapas genom ett krav på Internet. För det första görs ett flödesschema om hur den potentiella kunden i första hand kontaktas efter att ha begärt informationen: via telefonsamtal, e-post eller textmeddelande.

Om utsikterna inte kunde kontaktas inledningsvis beräknas hur många gånger säljteamet följer upp med specifika skript för varje kontakt.

När kunden kontaktas, tilldelas ett annat skript, liksom en uppsättning uppföljningar, beroende på om klienten köpte produkten eller bestämde sig för att vänta.

Ge proceduren till någon annan att läsa den

Det är viktigt att ha en medarbetare eller någon du känner till läs den och följ instruktionerna som de skrivs. Den här personen kan ge värdefulla kommentarer om det finns steg som du inte kunde slutföra eller inte förstod.

Förfarandet är debugged baserat på kommentarerna. Du kan behöva skriva om, redigera eller lägga till något i instruktionerna.

Skapa checklistor och formulär

För varje process är det lättare för lagmedlemmar att följa en blankett eller checklista. Det är därför som en detaljerad mall måste utvecklas, baserat på den kartlagda processen.

Om du behöver samla in specifik information när kunden kommer in måste du se till att mallen har all information som presenteras på ett kortfattat sätt.

Det bör inte antas att lagmedlemmar kommer ihåg allt som proceduren indikerar, särskilt när en klient sitter framför dem. Checklistorna och formulären ska integreras som en bilaga till flödesschemat och steg i processen.

Integrera den i en procedurhandbok

Efter att ett flödesschema har tilldelats för varje process och alla supportdokumentmallar har skapats, är de integrerade i en komplett procedurhandbok. Handboken är organiserad utifrån avdelningarna.

Till exempel kan procedurhandboken ha sektionerna "Försäljning", "Verksamhet" och "Distribution". Varje sektion är uppdelad i de centrala processerna i den avdelningen, i allmänhet i den ordning i vilken varje central process utförs i produktens allmänna leverans.

I avsnittet "Distribution" kan du ha flera huvudprocesser, som "Hämta ordern", "Förpackning för leverans", "Frakt" och "Uppföljning".

Handboken är organiserad med en innehållsförteckning och varje procedur är tydligt listad med en fet rubrikrubrik.

Den innehåller ett omslag med namnet på manualen, en innehållsförteckning, introduktionen och rutinerna i innehållsförteckningen.

Även flikar kan placeras för lagmedlemmar för att enkelt granska handboken, för att hjälpa dem att hitta de relevanta procedurerna i sina avdelningar.

Slutligen tillverkas och distribueras kopiorna. Kontinuerlig feedback måste uppmuntras och manualen uppdateras vid behov. Det bör finnas en handbok tillgänglig i ett visst område på varje funktionell plats, med hjälp av policy och rutiner.