Kontoret i Business World: Funktioner, Utrustning och Material

Kontoret i näringslivet representerar den del av företaget där de mottagna och utfärdade uppgifterna behandlas för att kunna leverera den information som organisationen behöver för den normala utvecklingen av verksamheten eller verksamheten.

Dess betydelse ges eftersom varje företag som producerar varor eller tjänster, oavsett bransch där den specialiserar, behöver en uppsättning personer som hanterar operationen och förvaltar övriga administrativa funktioner. Majoriteten av dessa arbetar på kontor.

Antalet anställda på ett kontor kan variera, men alla organisationer, oavsett typ eller storlek, behöver kontorsanställda för att ta hand om vardagliga uppgifter. Kontorsarbetare hanterar många olika aspekter av ett företag.

Dessa aspekter innefattar redovisning, text och databehandling, telekommunikation och annan verksamhet. De behövs inom alla sektorer av ekonomin, från tillverkning till transport.

Teknik gör ett grundläggande bidrag på kontoret: det möjliggör en större mängd arbete på kortare tid.

funktioner

- De viktiga tjänsterna från kontoret inkluderar både administrativa och andra tjänster till övriga avdelningar i organisationen, som inte kan fungera utan kontor.

- Kontoret är lika viktigt i en organisation som hjärnan i människokroppen. Därför är kontoret hjärnan i företaget. Den samlar information från olika interna och externa källor, registrerar den, organiserar den och analyserar den för att göra den tillgänglig för ledningen. Alla typer av information, både tidigare och nuvarande, finns på kontoret.

- Kontoret fungerar också som mellanhand. Anslut omvärlden med de olika avdelningarna och vice versa. Alla försäljningsorder mottas via kontoret. Anslut organisationen med kunder, leverantörer, regeringen och allmänheten. PR är mycket viktiga i moderna kontor.

- Det är hjärtat i all affärsverksamhet; Det är som en administrativ nervcentral. Information om inköp, försäljning, ekonomi och kommunikation cirkulerar från kontoret.

- Det är ett kontrollcenter Det är sättet för företagets politik att vidta åtgärder. När verksamheten växer, är varje ledare delegerad makt att fatta sina egna beslut och handlingar. Således kommer varje avdelning att ha sitt eget kontor för att underlätta förvaltningen för att skissera sina planer och policyer.

Några nyckelåtgärder som utförs på kontoren är:

• Möten.
• Ring uppmärksamhet.
• Samtycka bolagets strategi.
• Godta målen.
• Organisation av fysiska och datafiler.
• Kundtjänst
• Utskrift och kopiering av dokument.

Utrustning och material

Kontorsutrustning har utvecklats för att möjliggöra större automatisering. Kontorsautomatisering innebär att man använder maskiner för att utföra repetitiva och tråkiga uppgifter som folk brukade göra. Lag hjälper också arbetare att jobba snabbare och effektivt.

Bland utrustningen som vi hittar på ett kontor är:

Kommersiellt telefonsystem och skrivbordstelefoner

De är de viktigaste hjälpmedel som används för direkt kommunikation med kunder och leverantörer.

datorer

Att bearbeta informationen, som för närvarande är själen på något kontor. De är också nödvändiga för kommunikation, tack vare email.

Datornätverk och Internetanslutning

Om information är själen i företaget är datanätverk artärer som kanaliserar denna information genom alla delar av verksamheten. Ethernet-kablar, routrar och ett modem behövs för att ansluta det lokala nätverket till Internet.

Multifunktionsskrivare

När informationen är digital, vill vi skriva ut den, och om den är tryckt vill vi skanna den. Å andra sidan vill vi ta emot det eller skicka det per fax. Dessa lag gör allt.

Pappersförstörare

När du skapar tryckt papper måste du förstöra det många gånger. Kontoret är ansvarigt för den information den har.

kopiatorer

Grundläggande för att göra kopior av dokument.

Videoprojektorer och skärmar

Används för presentationer i mötesrummet.

Utrustning för handlare

Försäljningsautomater och kassaregister.

möbler

Inuti möblerna på ett kontor finner vi följande:

• stolar
• stationära datorer
• bås
• Arkivskåp
• mattor
• Mötesbord

Kontorsmaterial och tillbehör

Några av de material och förnödenheter som är nödvändiga för driften av ett kontor är:

- Vita pappersark: Används för utskrift och fotokopiering, för att skriva små noteringar och för presentationer på blädderblock.

- Rullepapper: Värmepapper för fax, etikettband, papper för försäljningsstället.

- Förtryckta formulär: fakturor, skattedeklaration, betalningsintäkter, skrivbordskalendrar.

- Etiketter och självhäftande papper: etiketter för mappar, prisetiketter och post-it-anteckningar.

- Förbrukningsvaror för utskrift: bläckpatroner och tonerkassetter.

- Bärbara lagringsmedier: USB-minne och minneskort.

- Mekaniska fästelement: Klipp för papper och fjäril typ, häftklamrar.

- Kemiska fästelement: transparent tejp, lim.

- Rengöringsmedel: mops, lager, återvinningsfack, bromsar, tvål, luftfräschare, desinfektionsmedel, pappershanddukar och toalettpapper.

- Små maskiner: pappersstansar, häftapparater, häftapparater, gummitätningar, nummereringsmaskiner och pennahackare.

- Fysisk lagring: mappar, kuvert, lådor, hyllor och skrivbordsanordningar.

- Skrivmaterial och korrigatorer: pennor, pennor, markörer, korrigeringsband, korrektionsvätska och raderare.

Exempel på jobb på ett kontor

Författare / redaktörer på webbplatser och tidningar

Författare och redaktörer, oavsett om de tillhör arbetslaget eller arbetar hemifrån, arbetar på ett kontor. Författare skapar innehåll för tryckta publikationer, webbsidor och bloggar. Redaktörerna korrigerar innehållet som har skrivits.

receptionists

En receptionist jobbar på ett kontor som tar emot kunder och leverantörer, skriver e-postmeddelanden, svarar telefonsamtal, tar meddelanden, skickar e-postmeddelanden, kommunicerar telefonsamtal till specifika anställda och arkivering.

Kundtjänstrepresentanten bör vara välinformerad om verksamheten som han arbetar för, samt om sina produkter och tjänster, för att hjälpa kunderna. Du måste svara på samtal och e-postmeddelanden, ta order och utfärda återbetalningar.

revisorer

Revisorer eller revisorer arbetar i en kontorsmiljö. Hans uppdrag innefattar att förbereda skatter, betala räkningar, ta emot betalningar, bland annat.

chefer

Kontorschefer hanterar arbetet på kontoret. Deras skyldigheter kan variera från att anställa, skjuta eller schemalägga personalen, delegera funktioner, utbilda nya anställda, skapa och genomdriva kontorspolitiken, övervaka arbetsgruppen, lösa situationer och behålla datorsystem.

Ring vårdcentralen

Människor som arbetar i ett callcenter behöver svara telefonsamtal från kunder i företaget för vilka de arbetar. Du måste ge dem svar på dina frågor, ta emot klagomål och behandla order.