Aktivitetsrapport: vad det är, hur det görs, struktur, exempel
Aktivitetsrapporten är en detaljerad rapport om de dagliga organisatoriska aktiviteterna. Denna rapport innehåller data relaterade till produktionsrekord, kostnader, resurskostnader, uttömmande processöversyn och även redovisning.
Rapporten kommer i olika tidsintervaller men fokuserar i allmänhet på kort sikt. Aktivitetsrapporten kan också ändras av berörda parter, anpassa den till deras behov och därmed kunna ge tydligare information.
Människor som arbetar inom ett företag, affärspartners, leverantörer och kunder är potentiella mottagare som kan använda informationen i en aktivitetsrapport.
Den här periodiska uppdateringen kan nå många publikum lönsamt om den publiceras online eller skickas till en stor e-postgrupp via en bilaga.
Att dela en aktivitetsrapport gör det lättare att hålla människor informerade om affärsvillkor, så att de kan fatta bättre beslut.
Vad består det av?
Aktivitetsrapporten är en processrapport om de operativa detaljerna som presenteras av en arbetsgrupps nuvarande verksamhet. Dess mål är att stödja organisationens dagliga verksamhet.
Informationen i aktivitetsrapporten innehåller väsentliga uppgifter om ledningsgruppens åtaganden, rutiner, position och utveckling och själva projektet.
Arbetsgrupper utför aktivitetsrapporter, inklusive lagmedlemmar. Till och med företagsledare kan göra aktivitetsrapporter om de behöver ge information och uppdateringar till sina överordnade chefer.
Dessutom är lagssekreteraren vanligen utsedd för att skapa en rapport över aktiviteter. Det finns också tillfällen då verkställande direktören måste lämna en rapport över verksamheten till anknutna företag.
betydelse
Rapporten om aktiviteter är gjord av flera skäl. För det första hjälper det arbetslag och ledare att uppdatera sig med information, vilket gör det möjligt för dem att känna till status och framsteg i laget.
Teamets prestationer och problem kommer också att vara kända, tillsammans med framtida planer, strategier, åtgärder och utvärdering.
Med informationen inkuberad i rapporten kan lagmedlemmar, ledare och dotterbolag jämföra data, analysera det, generera slutsatser och slutsatser samt göra rationella beslut som hjälper dem att nå sina individuella och gruppmål.
Aktivitetsrapporter kan också presentera brådskande information, antingen nya eller korrigerande, som hjälper laget att anpassa sina planer, strategier och framtida åtgärder.
Observera fel
Vissa företagare har aktivitetsrapporten för att bestämma vad som gick förlorat medan de var ute av byggnaden.
Barnomsorgsägaren vill till exempel veta om ett barn skadades. Ägaren av verkstaden vill veta hur många kunder avbröt sina möten eftersom de valde andra verkstäder.
Hur är det gjort?
Det måste innehålla objektiv, fullständig, korrekt och uppdaterad information. Dessa element fungerar som pelare för en bra rapport.
Vissa punkter bör inkluderas, till exempel prestationer och problem, eftersom dessa också hjälper gruppmedlemmar och ledare att observera deras prestanda, så att de kan nå sina mål.
Prestationerna kommer att återspegla deras styrkor och förmågor och kan motivera lagmedlemmar. Det inkluderar också de upplevda problemen, oavsett om de är verkliga eller potentiella, för att kunna prata om möjliga sätt att lösa eller förebygga problem.
Typ av information som ingår varierar beroende på verksamhetstypen. En aktivitetsrapport återspeglar vanligtvis företagets nuvarande aktivitetsnivå. Det speglar också, till viss del, effekterna av de senaste kommersiella händelserna.
Kategorisera information
En aktivitetsrapport erbjuder olika kategorier av information som du behöver veta vid en överblick.
Det kan till exempel innehålla uppgifter om antalet anställda, procentandel av positioner fyllda, daglig försäljningsvolym, antal nya konton som öppnats eller stängdes, skulder mot insamlade betalningar och volymen av kundklagomål.
-Ovriga typiska teman
- Vilka är de reella hot som ses? Hur kommer de att lösas?
- Vilka strategier och ledningsåtgärder kommer att genomföras för att följa planerna?
- Var de tidigare genomförda strategierna och hanteringsåtgärderna framgångsrika?
- Vad är styrkorna och svagheterna när man hanterar arbetsgruppen?
- Vad är trenden i ledningen? Vad är konsekvenserna för framtida prestanda?
struktur
Sammanfattning
De viktigaste punkterna i rapporten sammanfattas, såsom ämnet som ska behandlas, de erhållna uppgifterna, metoderna för dataanalys och rekommendationerna baserade på dessa data. Den är placerad så att cheferna inte behöver läsa hela rapporten.
introduktion
Markera huvudämnena i rapporten och ge bakgrundsinformation om varför uppgifterna samlades in.
kropp
Beskriv problemet och de data som samlades in, hur det samlades, analysera de viktigaste resultaten.
Det kan delas upp i underavsnitt med titlar som markerar den specifika punkt som denna underavdelning kommer att täcka.
slutsats
Förklara hur data som beskrivs i dokumentets kropp kan tolkas eller vilka slutsatser som kan dras.
Föreslår hur man använder data för att förbättra någon aspekt av verksamheten eller rekommenderar ytterligare undersökning.
Visar de resurser som används för att undersöka eller samla in data för rapporten. De ger ett test av de behandlade punkterna och tillåter att granska de ursprungliga datakällorna.
appendix
Det är frivilligt och innehåller teknisk information som inte är nödvändig för förklaringen i kroppen och slutsatsen, men som stöder resultaten.
exempel
Exempel på aktivitetsrapporter omfattar bankens dagliga kassarapporter, dagliga kontojusteringar, dagliga produktionsuppgifter, passagerarregister per flygning och transaktionsposter.
Försäljningsrapport
Chefer behöver ibland spåra försäljningsvolymen eller mängden intäkter som genereras av en viss leverantör.
Försäljningsrapporten ger synlighet i försäljningsvolymen och hur mycket intäkter som genereras under en viss tid.
För varje dag inom en tidsperiod visar ett diagram hur mycket order som behandlas. En annan graf visar inkomst som erhållits för varje dag.
Summan av det totala antalet försäljningsorder för varje dag bestämmer den intjänade intäkten.
Inventeringsrapport
En lagerförvaltare kan behöva veta om utbudet är tillräckligt för att möta efterfrågan och i genomsnitt hur länge den aktuella leveransen kommer att vara.
Leveransdagrapporten ger synlighet i det uppskattade antalet dagar som lagerförsörjningen kommer att finnas tillgänglig och total utbud och efterfrågan.
