Försäljningsrapport: hur det är gjort och exempel

En försäljningsrapport är en rapport som ger en översikt över statusen för ett företags försäljningsverksamhet. Det visar de olika trenderna som uppträder i försäljningsvolymen under en viss tid, men analyserar också olika trappstegs trappsteg och försäljningskontrollens prestanda.

Det ger en ögonblicksbild av företagets övning vid en viss tid för att bedöma situationen och bestämma det bästa beslutet att ta och vilken åtgärd som ska vidtas.

Försäljningsrapporten hjälper till att hitta nya potentiella marknadsmöjligheter, där resultaten kan förbättras.

Informationen som sänds i försäljningsrapporten kommer i stor utsträckning att mata de viktigaste försäljningsbesluten, såsom att avbryta vissa produkter, öka citat, betala bonusar etc.

Det är avgörande att skapa klara och koncisa försäljningsrapporter som visar den viktigaste informationen som behövs för att flytta företaget bort från slaggarna och ta det på en jämn väg till fortsatt tillväxt och framgång.

Hur görs en försäljningsrapport?

När du skriver en rapport bör du komma ihåg de slutliga målen. Det finns några viktiga frågor som måste ställas: för vem rapporteras det och varför? Efter att dessa frågor har besvarats kan rapporten lätt formuleras.

Känn publiken

Först måste du överväga publiken och fråga dig vilken information du behöver. Således kommer detta att fungera som en guide för att veta vilken data som ska tillhandahållas. Försäljningsrapporten bör motsvara behoven hos varje enskild publik.

Den information som intresserar marknadschefen är till exempel väldigt annorlunda än vad finansdirektören söker.

Marknadschefen vill veta hur väl försäljningsrepresentanterna fångar de potentiella kunder som marknadsföringslaget erbjuder. Du vill också veta vilka marknadsföringskampanjer som har högsta konverteringsfrekvens.

Däremot vill finansdirektören alla försäljningsnummer, tillsammans med kostnaderna. Du behöver också noggranna försäljningsprognoser.

Välj rätt information

Du måste bestämma vilken data som ska ge en korrekt bild av försäljningsgruppens resultat, för att hjälpa dig att fatta de bästa besluten. Försäljningsrapporten ska svara på dessa nyckelfrågor:

- Är försäljningsmålen uppfyllda?

- Vad är inkomsten vs. utgifter under den valda tidsperioden? Hur jämför den nuvarande försäljningen med tidigare perioder?

- Vilka produkter och tjänster säljs mest? Vilka uppfyller inte förväntningarna?

- Vad är försäljningsprognosen för nästa månad / kvartal / år?

- Vilka är möjligheterna? Är det dags att dra tillbaka från något område eller produktlinje?

Bestäm tidsperioden

Tidsperioden kommer att bidra till att bestämma fokus för rapporten. Att välja en viss tidsperiod kommer också att möjliggöra mer exakta jämförelser från period till period.

En årsrapport kommer till exempel att se över huvudtrenderna i branschen, kundernas inköpsvanor samt resultaten av stora marknadsinitiativ, nya produktutvecklingar och säsongsvariationer.

Välj rätt grafik

Hur informationen överförs är lika viktig som informationen i sig. Huvudfunktionen för en bra försäljningsrapport är att överföra information så att den är lättförståelig och genomförbar.

Ett stapeldiagram kan vara mycket bättre för att visa hur mycket försäljningen av flaggskeppsprodukten har ökat under de senaste fem åren, än att bara placera siffrorna i ett bord.

Den visuella skapandet av data handlar inte bara om att göra försäljningsrapporten vacker. Det handlar också om att göra informationen attraktiv och lätt att förstå.

Sammanfattning

Top management har inte alltid tid att gå in i detaljerna, så du behöver en sammanfattning som listar höjdpunkterna.

Den här sammanfattningen kan vara i början av rapporten innan du anger data och resultat. Det här är det sista som skrivits, eftersom det kommer att sammanfatta de viktigaste idéerna extraherade och diskutera de steg som ska följas.

exempel

Kontaktrapport

Denna rapport erbjuder en panoramautsikt över kontakterna i databasen, samt detaljerade synpunkter på branschen, datumet för den sista kontakten och andra attribut.

Rapporten kan hjälpa till att identifiera nya möjligheter, samt hitta anslutningar på nätverket.

Uppdelning av viktiga kunder

Denna rapport visar exakt var varje kund är i sin rörledning. Det kan också organiseras enligt produkt eller källa, för att jämföra och analysera flera grupper av viktiga kunder och deras framsteg.

För att få en korrekt avläsning av var viktiga kunder kommer ifrån bör databasen integreras med kompatibel marknadsföringsprogram.

Försäljningsöversikt

Denna rapport används för att mäta försäljningsutvecklingen i förhållande till målen, fördelad per källa, produkt och försäljare.

Det kan hjälpa dig att förstå vilka taktik (sociala nätverk, e-post, sökningar, etc.) kör mest försäljning och var du behöver duplicera insatsen.

Försäljningens synlighet är särskilt viktig för att svara på chefer och andra intressenter.

Du kan också använda en säljöversikt för att prognostisera och ställa in nya mål, baserat på nuvarande slutkurs.

Företagsrapport

Det är ett utmärkt verktyg för att se till att de potentiella kunderna spåras korrekt, liksom försäljningen och deras beteende.

Denna rapport är ett måste för försäljnings- och marknadsföringsstrategier, baserat på kundkonton.

Resultaträkning

En resultaträkning visar i realtid de citat som stänger eller går förlorade. På samma sätt, vilka företrädare är ansvariga för dessa citat och hur deras slutkurs jämförs med branschens eller med själva målen.

Anpassade rapporter

Andra indikatorer som kan ingå i en anpassad försäljningsrapport är följande:

Genomsnittlig citat storlek

Försäljningskontrakt kan ha mycket olika priser beroende på ett antal faktorer, men den genomsnittliga storleken på citat i portföljen måste bestämmas för att kunna göra snabba och solida försäljningsprognoser och strategier.

Antal pågående förhandlingar

Det är inte bara viktigt att veta hur många citat är på gång, det är också viktigt att veta var de är, när de förväntas stänga och sannolikheten att de kommer att bli försäljningar för företaget.

Konverterings- eller slutkurs

Bestäm det genomsnittliga antalet öppna erbjudanden som behövs för att avsluta ett citat, baserat på historiska resultat.

Försäljningscykel tid

Det hänvisar till den genomsnittliga tiden det tar en kandidat att komma in i kanalen och gå igenom hela försäljningen fram till avslutningsfasen. Ju snabbare försäljningscykeln desto bättre blir det för säljteamet.