Inköpsavdelning: Egenskaper, funktioner och betydelse
Inköpsavdelningen är den del av ett företag som ansvarar för all verksamhet för förvärv av råvaror, reservdelar, tjänster, etc., som krävs av organisationen. Det ger en tjänst som är ryggraden i många industri-, detaljhandel och militära organisationer.
Det säkerställer att de leveranser som behövs för att driva verksamheten sorteras och underhålls i lager. Avdelningen står i centrum för framgångsrik försörjningskedjeledning och ansvarar för att minimera kostnaden för beställda produkter, kontrollera lagernivåerna och etablera starka relationer med leverantörer.
En bra inköpsavdelning kommer att kräva kvalitet från leverantörerna och följer beställningarna från början till receptionen. Hjälp andra avdelningar att identifiera behoven, hantera rekvisitionsprocessen och få konkurrenskraftiga priser. De fungerar som regel som kontroller för att säkerställa att budgeten överensstämmer.
särdrag
Agera som betrodda rådgivare till ledande befattningshavare
Inköpsavdelningen är inblandad i företagsplanering och budgeten på hög nivå. Det gör det möjligt att utforma omvänd teknikkostnader och utforska alternativ som är potentiellt billigare och / eller av högre kvalitet.
Kör innovation från leverantörer
Mer än bara kräva det lägsta priset arbetar inköpsavdelningen med leverantörer för att minska de underliggande kostnaderna för sina produkter och tjänster.
De är nära inblandade i "livscykeln för innovation", från första idé till tillverkning och kontinuerlig förbättring.
Ge kunskap om viktiga leverantörsdata
Företag kan använda denna information för att skapa predictive analytics, vilket ger en djupare inblick i marknaderna.
Hantera och slipa risken för försörjningskedjan
Ekonomiska kriser har visat värdet av att vara vaksam om leverantörernas stabilitet. Inköpsavdelningen har en mycket skarpare syn på området än någon annan del av organisationen.
Främja flexibel personal och kompetensutveckling
Det är nödvändigt att korsa funktionella och geografiska gränser för att hitta rätt kandidater till inköpsavdelningen.
I vissa fall ligger svaret i outsourcing eller användningen av gemensamma serviceorganisationer.
funktioner
Hämta material
För ett tillverkningsföretag kan detta innehålla råvaror, men det kan också innehålla verktyg, maskiner eller till och med nödvändiga kontorsmaterial för säljteamet och sekreterarna.
I en detaljhandel måste inköpsavdelningen se till att det alltid finns tillräckligt med produkter på hyllorna eller förrådsrummen för att hålla butiken väl levererad.
Det är särskilt viktigt att behålla lageret på en rimlig nivå. Att investera stora mängder pengar i överskott i lager kan orsaka lagerproblem och brist på kapital för andra typer av utgifter, till exempel forskning och utveckling eller reklam.
Utvärdera priser
En inköpsavdelning är ansvarig för att kontinuerligt utvärdera om du får materialet till bästa möjliga pris för att maximera lönsamheten.
Du måste jämföra priserna för att hitta de bästa leverantörerna med de mest förnuftiga priserna för beställningar av den specifika storleken på företaget.
Inköpsavdelningen kan kommunicera med alternativa leverantörer, förhandla bättre priser för order på högre volymer eller ta reda på möjligheten att erhålla produkter med lägre pris från andra varierade källor.
Förhandsgodkännande av leverantörer
Inköpsavdelningen utvärderar leverantörerna när det gäller pris, kvalitet, kunders åsikter och tid för att slutföra beställningarna, som producerar en lista över godkända leverantörer.
Spåra order
Beställningar dokumenteras med beställningsformulär. Dessa anger viktig information om det material som beställts, liksom den begärda kvantiteten.
Dessa formulär används för att säkerställa att de beställda produkterna är mottagna och att spåra tiden det tar för beställningar att slutföra.
Kontorsarbete
Inköpsavdelningen hanterar all dokumentation i samband med inköp och leverans av materialet.
Det innebär att arbeta i nära samarbete med bokföringsavdelningen för att säkerställa att det finns tillräckligt med pengar för att köpa objekten, att kassaflödet smidigt går och att alla betalningar görs i tid.
Överensstämmelse med politiken
Innan du köper måste inköpsavdelningen se till att de överensstämmer med de formaliteter som krävs för att förvärva och godkänna budgeten och måste se till att materialen köps enligt organisationens allmänna policy.
betydelse
Få lägre kostnader
Inköpsavdelningen spelar en viktig roll för att maximera företagets vinst. Jämför priserna och förhandla med leverantörerna så att företaget får det bästa möjliga priset på de nödvändiga produkterna.
Det kan också ge besparingar genom att utnyttja de garantier och rabatter som de som inte är specialister brukar glömma.
Det bidrar till att spara, vilket ger bättre transparens på bekostnad av företaget. Detta gör det möjligt att förhandla fram bättre kontrakt och frigöra kassaflöde.
Förhindra materialinsufficiens
Inköpsavdelningen måste identifiera vilka produkter som är kritiska för företaget och vidta lämpliga åtgärder för att skydda sin försörjningskedja.
För att säkerställa att otillräckliga material inte påverkar produktiviteten använder inköpsavdelningen tekniker som flera inköp.
Att ha flera källor betyder att du använder flera leverantörer som erbjuder samma produkter. Om det finns ett problem med en leverantör kan ordern ökas till en annan för att kompensera för felet.
Förbättra kvaliteten
Inköpsavdelningen bidrar till att förbättra kvaliteten genom att fastställa prestationsmål. Då spårar den verkliga prestationen i förhållande till dessa mål.
Det är viktigt att mäta kvalitetsegenskaper med hjälp av indikatorer för attribut, såsom hållbarhet, utseende på produkten eller leveransens aktuella tid.
Vi arbetar nära leverantörer för att utveckla sina processer och hjälpa dem att förbättra kvaliteten.
Hantera relationer
Utmaningen hos inköpsavdelningen är att göra leverantören intresserad av att arbeta med företaget. Gör leverantören att investera i ett långsiktigt förhållande.
Avdelningen måste också hantera relationerna inom företaget. Du måste arbeta med interna intressenter, som marknadsföring, finans, logistik och distribution, för att säkerställa att alla är anpassade.
Sök efter innovation
Eftersom inköpsavdelningen alltid är i kontakt med en rad olika externa företag är det på ett idealiskt sätt att förvärva innovativa produkter som kan ge en konkurrenskraftig fördel för verksamheten när det gäller pris, kvalitet eller bekvämlighet.
