Affärsprotokoll: egenskaper, vad är det för, exempel

Affärsprotokollet är en uppsättning sociala och formella standarder som antagits av ett företag för överensstämmelse. Dess funktion är att fastställa riktlinjer för uppförande och gränser som styr verksamheten för alla medlemmar i företaget.

Denna normativa kropp, som normalt ingår i en manual eller ett dokument, reglerar vanligtvis företagets interna och externa beteende. Det är en uppförandekod som upprättats i företagets organisationskultur.

Affärsprotokollet fastställer reglerna för samexistens mellan företagets olika arbetsnivåer och de kommunikationskriterier som måste råda utanför den.

Affärsprotokollen uppfyller de regler och steg som måste följas för planering, utveckling och kontroll av åtgärder som utförs av ett företag. Dessa regler kan innefatta regler som fastställts av staten.

Ett exempel på ett affärsprotokoll är hur en sekreterare svarar på ett telefonsamtal på ett hjärtligt sätt. Också den respektfulla behandlingen av föraren av ett transportföretag när du tar en passagerare till flygplatsen.

Egenskaper för affärsprotokollet

Innan citeringen av affärsprotokollets egenskaper anges, måste termins ursprung tydligt anges för att bättre kunna definiera innehållet.

Protokoll kommer från det latinska " protos ", vars betydelse är "vad som går före någonting" och " kollos " som hänvisar till åtgärden att vidhäfta eller klistra in något.

Ordboken för Kungliga Akademin för det spanska språket i en av dess betydelser, definierar det som en " uppsättning regler som fastställs genom regel eller anpassad för ceremonier och officiella eller högtidliga handlingar."

Ett protokoll är en beskrivning av beteendestandarder som måste följas i ett företag eller en institution. Det beskriver beteende riktlinjer och förfaranden för att utföra en åtgärd eller i en viss situation.

Affärsprotokollet måste förmedla företagets väsen, vilket är anledningen till att det är en del av sin filosofi och bild. Det finns olika typer av protokoll: företag, religiösa, officiella, sport, sociala etc.

Egenskaperna hos ett bra affärsprotokoll är

1- Det är inte reglerat enligt lag, men det är strikt kompatibelt inom företaget av dess medlemmar.

2- Det är praktiskt, eftersom det reglerar vanliga situationer som uppstår i företaget. På så sätt undviks att det är ett banalt dokument utan att arbeta iakttagande.

3- Det är tillgängligt för alla medlemmar i organisationen, eftersom det fastställer riktlinjer för beteende för varje arbetssituation.

4- Det är förståeligt, eftersom det måste skrivas i tydligt språk så att alla anställda i företaget assimilerar och följer utan ursäkt.

5- Det är flexibelt, i princip eftersom de etablerade reglerna måste anpassas till varje situation i företaget, även i krisetider. Men också för att de kan variera över tiden och anpassa sig till förändringar.

Vad är affärsprotokollet för?

Ange uppföranderegler

Att ange riktlinjer för beteende inom ett företag i en protokollmanual tjänar till att reglera medlemmarnas beteende och skapa organisatorisk kultur.

Utan ett protokoll skulle arbetsrelationer och kommunikation mellan företaget och kunderna vara totalt kaos. Det skulle inte finnas någon respekt för hierarkier och frånvaron av en uppförandekod skulle resultera i konstant respektlöshet och inre konfrontationer.

Den hierarkiska ordningen utan ett affärsprotokoll kunde inte uppfyllas, vilket förändrade företagets organisationsstruktur.

Guide för sociala aktiviteter

Ur etikettens synvinkel är protokollet också nödvändigt för organisationen och förverkligandet av sociala aktiviteter som är relevanta för företaget.

Protokollet hjälper till att konsolidera företagets prestige bland sina anställda och med sina intressebolag: kunder, aktieägare, leverantörer, myndigheter etc.

Upprätta företagsbilden

Det är en del av företagets image, eftersom det styr och kanaliserar de positiva åtgärderna hos medlemmarna i företaget. Bilden av ett företag beror inte bara på den produkt eller tjänst som den tillhandahåller. men av de totala elementen som kretsar kring det.

Protokollet är användbart och nödvändigt för företag eftersom det bidrar till att förbättra mänskliga relationer och förstärker deras företags image. När det sträcker sig till alla delar av organisationen, bidrar det till att uppnå en hälsosam och harmonisk arbetsmiljö.

Skapa företagskulturen

Det skapar också affärs- och arbetskultur genom att utbilda arbetare och chefer om behovet av att integrera och samarbeta med organisationsmål. Det hjälper också att styra relationerna mellan företrädarna för företagen med sina medarbetare och kunder.

Exempel på affärsprotokoll

Affärsprotokollet omfattar de förfaranden som fastställts i företagsorganisationen för att organisera händelser: möten, besök, konferenser, förhandlingar, protokollhändelser etc.

Men det innefattar också sättet att kommunicera (intern kommunikation) mellan organisationens medlemmar och med kunderna och relaterad (extern kommunikation). Detta inkluderar från hur ett telefonsamtal besvaras, hur man bär uniformet eller sättet att klä på sig.

På samma sätt innehåller den skrivstilen för ett brev eller e-post och alla nödvändiga element för att förstärka företagets företagsbild.

Ett exempel på affärsprotokoll är mottagandet av ett telefonsamtal. I form av att svara, hälsa och presentera är det implicit en hel affärskultur. Det är därför ett element som är nära relaterat till affärs- eller varumärkesbilden.