De 12 viktigaste dominera kontorsfunktionerna

Kontorsfunktionerna som dominerar är de administrativa aktiviteter som utförs av personalen i ett företag, en organisation eller en institution, och som är nödvändiga för driften av samma. Om de görs effektivt blir resultaten mycket bättre än om de görs dåligt.

Detta arbete har vanligtvis en regelbunden schema från måndag till fredag ​​som börjar kl 8 eller 9 och varar fram till 4 eller 5 pm, även om det varierar beroende på land eller region.

Merparten av kontorsarbetet kräver grundläggande färdigheter som: flytande muntlig kommunikation, förmåga att skriva, fil och lite erfarenhet av kontorsutrustning, t.ex. datorer, kopiatorer etc.

Beroende på vilken ställning eller det ansvar som antas krävs det att en person har en teknisk, universitets- eller fjärde nivåutbildning.

De 10 huvudfunktionerna på kontoret som dominerar

1- Planering

Detta är den första och viktigaste uppgiften eftersom det består av att definiera hur de organisatoriska metoderna och strukturerna kan bidra till affärsplanen.

Det finns tekniskt verktyg som hjälper till att dessa metoder kan uppstå i uppgifter fördelade mellan lagmedlemmar, men bara bra planering kan garantera att allt slutar öka till affärsmålet.

För allmän planering krävs en tydlig affärssyn och en viss hierarkisk nivå inom företaget, men varje lagmedlem måste planera sitt arbete så att de kan uppfylla de fastställda målen och tidsfristerna.

2- Transkription och / eller skrivning av rapporter

En uppgift som dagligen tar upp tid för vem som arbetar på ett kontor är att skriva, i vilket stöd som helst, av rapporter som stödjer eller specificerar sina funktioner eller som tjänar för att förklara bland övriga kollegor detaljerna (bakgrund, framsteg, resultat, fördelar och nackdelar, etc), av ett visst projekt.

Dessa skrifter tjänar också som en rekord av verksamheten hos den organisation som det här kontoret tillhör, för framtida revisioner eller recensioner.

3- delta i möten

De är möten mellan medlemmarna i ett arbetslag där idéer om pågående projekt utbyts, nya förslag exponeras, presentationer, rapporter eller rapporter delas.

Normalt har de som mål att anpassa alla som är närvarande i riktning mot att uppnå ett gemensamt mål, tilldela roller, uppgifter och tidsfrister för var och en. De tjänar också till att lösa problem som kan ha uppstått vid utförandet av uppgifter.

De tenderar att ha en frekvens, varaktighet och mycket definierad dynamik. Också vad som diskuteras i dem registreras vanligtvis i minuter eller minuter för arkivering.

4- Schemalägga möten

Det handlar om att samordna agendan för alla människor som borde vara i ett möte på ett sådant sätt att de kan sammanfalla på en viss plats och tid.

Det är en uppgift som kan vara överväldigande, så förlita sig på teknik kan vara en bra idé. Det finns applikationer, till exempel ScheduleOnce, som tillåter schemaläggning av möten automatiskt, så att gästerna kan se tillgängliga datum och välja ett schema som är lämpligt för dem.

5- Kontrollera företagets e-postadress

Det är en uppgift som kan ta ganska lång tid. En Adobe-rapport som publicerades 2016, som berodde på en självstyrd undersökning av mer än tusen arbetare, avslöjar att vi spenderar i genomsnitt 20, 5 timmar varje vecka och kontrollerar vårt arbetsmail.

Sortera, läsa och svara på e-postmeddelanden, är en mycket vanlig form av kommunikation och möjliggör utbyte av filer och visningar relaterade till något projekt eller organisationsprocess.

Även om företag ständigt söker efter effektivare sätt att hantera e-postmeddelanden, finns det även program som Gmail's Smart Labels.

Ett annat sätt att effektivisera denna uppgift är att infoga vanliga e-postmallar eller texter som kan skickas med minimala ändringar till olika mottagare och vid olika tidpunkter.

6- Finanshantering

I denna uppgift måste det garanteras att pengarna uppfyller sin livscykel vid köp och försäljning av produkter och tjänster. att alla fakturor skickas, registreras, betalas och skickas. Självklart finns det kontor där de bara ägnar sig åt detta.

Denna verksamhet innefattar även att hålla de finansiella kontona och juridiska dokument uppdaterade på ett sådant sätt att det inte finns några problem med den rättsliga ramen som berör den aktuella organisationen.

7- Logistik

Denna funktion garanterar att alla varor relaterade till företagets arbete, transporteras till och från lager och kunder. Det ingår också att koppla med leverantörer för att erhålla råvaror för tillverkning av nya produkter.

Målet med denna funktion är att säkerställa att företaget har allt som behövs för att hålla produktionen av det gods eller den tjänst som den kommersialiserar flyttar.

8- Ring uppmärksamhet

På ett kontor är det också nödvändigt att svara på telefonen, eftersom det är ett sätt att kommunicera med kunder, leverantörer och mellan medarbetare.

Även om det verkar som en enkel uppgift, kräver det ett visst protokoll eftersom det kan vara den röst som någon utanför företaget associerar med bilden av den. Därför är det viktigt att respektera reglerna för artighet, för att behålla en institutionell ton, för att mäta volymen av röst och ordförråd som används.

Ett annat viktigt faktum, som ibland förbises när man utför denna funktion, är att skriva ner så mycket data som möjligt av personen på andra sidan telefonen. Detta kommer att mata företagets kontaktdatabas och låta dig följa upp korrekt på den fråga som diskuterades under telefonsamtalet.

9 - Organisation av arkiv

De flesta av de uppgifter som utförs på ett kontor genererar något dokument: fakturor, noteringar, minuter, minuter, försäljningsrapporter etc.

I digital eller på papper är det en mängd information som kräver att någon ansvarar för katalogisering, arkivering och skydd av den i enlighet med dess betydelse för verksamheten.

Exakt denna sista punkt, skyddet av information, är ett problem som har blivit huvudvärk för många organisationer, så att allt fler verktyg, protokoll och förfaranden uppstår som ger säkerhet i arkivering och överföring av information. känslig data i en organisation.

I vissa fall används externa hårddiskar, medan i andra finns särskilda servrar för dessa fall eller lagringsplattformar i "molnet" som Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud.

10- Distribution av företagspost

En uppgift som, trots att det inte kräver en mycket hög akademisk utbildning, kräver bra organisation, ansvar och brådskande känsla är distribution av korrespondens inom kontoret.

En skiss av någon design, det kreditkort som banken skickar, en leverantörs faktura eller svarstabellen från en statlig enhet är några av de handlingar som någon anställd kan vänta på och som många andra processer kan bero på. av företaget.

11- Kundtjänst

Denna funktion är att fysiskt hjälpa kunder med frågor eller klagomål om de produkter eller tjänster som erbjuds av företaget.

12 - Utskrift och kopiering av dokument

Det består av att skriva ut dokument som måste hållas fysiskt eller kopiera dem som måste hållas i duplikat eller levereras till arbetstagarna i företaget.