De 7 funktionerna hos en mest framstående sekreterare
Bland sekreterarens huvudfunktioner hanteras dagordningen, tjänar allmänheten och hanterar konfidentiell information. Det är den person som ansvarar för att utföra administrativt biståndsuppgifter i ett kontor.
Denna avgift kan utövas av en man eller en kvinna, men det vanligaste är att det är en kvinna som utövar den.
De är vanligtvis ansvariga för de konfidentiella frågorna hos personer med en viss hierarki inom företaget, bland annat direktörer, chefer, presidenter, bland andra. Det gör dem till höger om den verkställande de arbetar för.
Om företaget är litet, är sekreterarens största arbetsbelastning relaterad till grundläggande kontoruppgifter.
Vissa länder i världen ägnar en speciell dag på året för att tacka och fira sitt arbete. Till exempel i Colombia, Peru och Mexiko är sekreterarens dag den 26 april, medan i Venezuela den 30 september.
De 7 huvudfunktionerna hos en sekreterare
Sekreterarens jobb är att ge stöd och samarbete till sin chef så att hon helt och hållet kan följa sin roll inom organisationen utan förseningar eller distraheringar.
Fastän bolagets karaktär påverkar den typ av arbete som krävs av en sekreterare kan man säga att dess huvudsakliga funktioner är:
1- Agendahantering
Det är sekreterarens ansvar att hålla sig uppdaterad dagordningen för den person för vilken hon arbetar. Där måste du reflektera allt ditt arbete och, ibland, personliga åtaganden.
Du måste också hålla register över uppgifterna för alla personer och institutioner som din arbetsgivare måste relatera till.
Dagordning för en sekreterare tjänar vanligtvis som en operativ logg för den verkställande för vilken hon arbetar.
2- Uppmärksamhet på allmänheten
Uppmärksamhet för allmänheten är en av de mest grundläggande uppgifter som sekreteraren måste utföra. Du måste svara på samtal och registrera orsaken till dem, liksom alla uppgifter som gör det möjligt för din arbetsgivare att följa upp saken.
Det är också den person som tar emot besökare på kontoret. Därför är det viktigt att sekreteraren bibehåller en bild i enlighet med företagsbilden på arbetsplatsen.
Din roll det är inte bara att hälsa och vänta väntan på besökare, men ger också de första instruktionerna och riktlinjerna för företagets organisationskultur och interna processer.
3- Dokumenthantering
Utöver att vara den person som tar emot och hanterar chefs korrespondens skriver en sekreterare, läser, svarar och arkiverar de flesta brev, anmälningar, noteringar och e-postmeddelanden från din arbetsgivare.
För detta ändamål är det bekvämt att du hanterar vissa program som tillåter dig att förbereda sådana dokument med högre hastighet och smidighet.
Specificiteten i dessa kompetenser kommer att bero på vilken typ av arbete som krävs i det område där de arbetar.
Sekreteraren hanterar kontaktdatabasen för sin chef och filer skriftlig korrespondens, samt monteringsminuter och andra dokument av intresse inom kontoret.
Det är sekreteraren som normalt noterar de frågor som behandlas vid viktiga möten.
4- Hantering av känslig information (intern och extern)
Bland de funktioner som skiljer en bra sekreterare, hanterar du all information som är oerhört viktig för verksamheten hos företaget eller institutionen där du arbetar.
Till exempel bör du ha kontroll över juridiska dokument som kan krävas av myndighetstillstånd när som helst.
Du kan också få tillgång till information om miljön eller någon av de aktörer som är relaterade till företaget. Denna information måste hanteras på ett diskret, effektivt och korrekt sätt.
5- Organisation av kontoret
Sekreteraren måste arbeta och hålla i drift kontorsutrustning och möbler: telefoner, kopiatorer, skrivare, projektorer, möbler, arkivskåp, bland annat.
Det är som kontrollerar lagerförteckningen och kontorsutrustning. Det håller också fysiska och elektroniska filsystem i ordning, så att informationen är tillgänglig när det behövs.
Sekreteraren måste ha ett rent och organiserat arbetsutrymme, eftersom det vanligtvis är en av de första saker som människor utanför företaget ser när de går in i sina lokaler.
6- Framställning av presentationer
Normalt måste en chef presentera sina rapporter i form av presentationer som sammanfattar och hierarkiserar informationen. För denna uppgift begär han vanligtvis hjälp från sin sekreterare.
Personen som är i sekretariatet bör se till att informationen som visas där korrekt återspeglar de uppgifter som hans chef vill dela.
Du bör också vara medveten om att det är en presentation utan stavfel och det överensstämmer med företagets grafiska identitet.
7- Administrativ övervakning
Det är också en sekreterares ansvar att vara medveten om överensstämmelse med de policyer och förfaranden som är nödvändiga för att ta hand om tillgångarna hos det företag eller den institution där hon arbetar.
I enlighet med din chefs hierarkiska nivå kan sekreteraren validera noggrannheten i de uppgifter som återspeglar detaljerna i budgetoperationerna.
En sekreterare måste hantera hanteringskontroll och korrekt hantering av resurser inom kontoret.
Den virtuella sekreteraren
Med uppkomsten av onlinejobb framträder siffran för online- sekreterare eller virtuella assistenter.
Dessa sekreterare gör de flesta av de uppgifter som beskrivs ovan men på distans. I dessa fall tar sekreterarna ut sina tjänster per timme eller genom projekt.
