Vad är dokumentets viktiga cykel?

Dokumentets livscykel består av en följd av etapper genom vilka en fil överförs under hela nyttjandeperioden. Dessa faser, allt från skapandet av ett dokument, genom alla dess användningar och modifieringar, tills tiden för att förstöras eller permanent arkiveras.

Begreppet livscykel av dokument skapades i USA efter andra världskriget. Detta berodde på behovet av att hitta ett lämpligt sätt att hantera ett stort antal filer som hade ackumulerats.

Varje disciplin behandlar dokumentens livscykel på ett annat sätt, med beaktande av deras inställning och arten av filen.

Livscykeln för ett juridiskt dokument kan till exempel ha olika scener än det som gäller för ett akademiskt dokument.

I varje enskilt fall bör hänsyn tas till hur länge ett dokument ska hållas, hur det ska lagras eller hur det ska användas korrekt. På samma sätt finns det också olika tillvägagångssätt för stadierna i din livscykel.

Till exempel kan det finnas dokument utan värde för ett företag eller för en statlig enhet på grund av sin ålder. Men samma arkiv kan ha ett högt historiskt värde för ett museum.

En annan grundläggande skillnad är det mellan analoga och digitala dokument. Även om vikten ligger i dokumentets innehåll, innebär det att de digitala filerna består av speciella egenskaper vid hanteringen och i stadierna av deras livscykel.

Dokumentets tre åldrar

År 1972 föreslog historiker Carlos Wyffels teorin om de tre åren. Enligt detta är handlingar föremål som har en viktig process som deras användningsområden omvandlas till.

Generellt används dokument intensivt omedelbart efter skapandet och under en viss tid.

Men med tiden reduceras användningen till det ögonblick som den slutar helt, antingen för att de arkiveras eller förstörs.

Enligt Wyffels är denna cykel genom vilken alla dokument passerar delad i tre åldrar: den administrativa eller aktiva åldern, den mellanliggande eller halvaktiva åldern och den inaktiva eller historiska åldern.

Den administrativa eller aktiva åldern

Det hänvisar till den aktiva perioden av ett dokument. Den börjar när den skapas och går igenom olika etapper där det konsulteras, överförs och delas med jämna mellanrum.

Till exempel börjar administrationsåldern för en public service-biljett när den genereras. Sedan fortsätter den att flytta i en begränsad tid: medan en brevbärare levererar den eller skickar den via e-post, när den hörs och när den betalas.

Den mellanliggande eller halvaktiva åldern

Det är den perioden då dokumentet har förlorat verktyget för vilket det skapades. Därför har den inte lika aktiv användning som i förvaltningsåldern. Det är dock bevarat och kan konsulteras sällan.

Till exempel börjar mellanliggande ålder på en servicekort när den efter betalning är inlagd i en mapp. Det är mycket troligt att det aldrig kommer att höras igen, men det förblir arkiverat vid eventuella problem.

Dokumentets halvaktiva livslängd kan variera beroende på typ av dokument och enligt sammanhanget. Ett juridiskt dokument kan till exempel ha ett längre livslängd än en public service-biljett.

Den inaktiva åldern eller den historiska åldern

Den avser den sista perioden av filerna. Men inte alla filer har samma destination. Beroende på deras natur kan de omvandlas till historia eller förstöras.

Historiska arkiv är de som har ett kulturellt eller forskningsvärde. Därför är de i detta skede försedda med konserveringsmetoder som bevarar dem så fullständigt som möjligt.

Stage av dokumentets livscykel

Teorin om de tre åldrarna fastställer på ett allmänt sätt de grundläggande faserna genom vilka alla dokument passerar.

Det finns dock också andra mer specifika steg som definierar användbarheten och manipuleringen av dokument.

De steg genom vilka ett dokument passerar beror på dess värde, dess användning och dess sammanhang. Enligt dessa egenskaper bestäms vilka vilka faser som måste gå igenom och vilka är de tekniska och administrativa dispositionerna för var och en av dem.

Dessa är några av de viktigaste stegen genom vilka ett dokument passerar under nyttjandeperioden:

1-skapelse: består av skapandet av dokumentet, antingen i tryckt eller digitalt format.

2-Lagring: Enligt formatet i vilket dokumentet skapades lagras det fysiskt eller digitalt. I vissa fall beaktas digitaliseringssteget också när det är en del av processen.

3-kategorisering: avser organisation, klassificering eller indexering av dokument enligt de parametrar som fastställts i varje sammanhang.

4-Transfer: avser sändning och / eller leverans av ett dokument enligt dess egenskaper. I själva verket kan detta hänvisa till leverans via fysisk post eller en försändelse via e-post, beroende på vad som är fallet.

5-distribution: det här steget avser dokument som är av allmänt bruk eller behöver, därför måste de vara upplysade till en viss grupp efter att de har skapats.

6-Samarbete: För närvarande kan filerna ordnas för användning och delad redigering. Detta skede är av nyligen utseende och anses uteslutande för digitala dokument.

7-samråd: hänvisar till det stadium där dokumenten är ordnade med avsikt att de kan höras. Under denna process är säkerhets- och / eller tillgänglighetsbestämmelser mycket viktiga, beroende på allmänheten som förväntas få tillgång till informationen.

8-Arkivering eller förstörelse: Detta är slutfasen i livscykeln för alla dokument. Det motsvarar det ögonblick då det bestäms om det har historiskt nog värde att bevaras eller tvärtom förstörs det.

medel

  1. Darmouth College. (SF). Dokumentlivscykeln: Definitioner, stödtekniker och applikationer. Hämtad från: dartmouth.edu
  2. González, L. (2015). Dokumentets livscykel: Teorin av 3 åldrar. Hämtad från: bibliopos.es
  3. Larrivee, B. (2013). Vad är en elektronisk livslängd för dokumenthantering? Hämtad från: documentmedia.com
  4. Rouse, M. (SF). Dokumentets livscykel. Hämtad från: whatis.techtarget.com
  5. Yebra, M. (2016). Livscykel av dokument - Det spanska arkivsystemet. Återställd från: normadat.es.