Hur är organisationsschemat för ett hotell? (och dess funktioner)

Organisationsschemat för ett hotell representerar de jobb som ett hotell behöver utföra sina arbetsprocesser, uppdrag, vision och värderingar.

Varje hotell, oavsett om det är små, medelstora eller stora, behöver en organisationsstruktur för att kunna utföra sin dagliga verksamhet. Det används för att dela upp uppgifter, ange arbete för varje avdelning och delegera myndighet inom och mellan avdelningar.

Organisationskartan ovan är karakteristisk för ett 5-stjärnigt hotell, även om ett 4-stjärnigt hotell kan ha samma antal lägenheter eller mer. Antalet stjärnor kan sjunka eller stiga självständigt till antalet avdelningar.

Till exempel kan hotellet «NY King» hålla alla lägenheter och stiga upp från 4 till 5 stjärnor. Eller vice versa; sjunka från 5 till 4 stjärnor och behålla alla avdelningar.

Antalet lägenheter varierar beroende på de tjänster som erbjuds av hotellet. Kanske ett lyxhotell -5stars-har turisttjänster för kunder, gym, pool, tennisbanor, spa, diskotek ... Ett annat hotell av mindre storlek kommer inte att ha dessa extra tjänster och behöver därför inte så många anställda, vilket minskar antalet avdelningar.

De vanligaste toppositionerna på ett hotell är: regissören, marknadschef, bokföringschef, personalchef, maskinchef, inköpsdirektör, rumschef och restaurangchef.

Från dessa positioner genereras andra som är sämre men inte mindre viktiga för att uppfylla hotellets huvudsakliga funktion; rymmer gäster som ger högsta möjliga kvalitet, beroende på antalet stjärnor på varje hotell.

Vem ansvarar för organisationen av ett hotell?

Normalt är chefen för organisationsschemat i ett företag chef för Human Resources.

Förutom organisationsschemat måste du ha väldefinierade jobbpositioner i "arbetsbeskrivning" så att varje anställdes funktioner är väldefinierade. Detta kommer att vara nödvändigt för att anställa nya anställda och för varje medarbetare att veta vad man ska göra.

Å andra sidan finns hotell som har outsourcade HR-funktioner, särskilt mindre hotell som inte ingår i hotellkedjorna.

Vanliga jobb på ett hotell och dess funktioner

1- General Manager / Hotellchef

Det är det största ansvaret:

• Det är ansvaret för administrationen, kontrollen och utvecklingen av hotellet som verifierar att alla andra avdelningsområden fungerar på bästa möjliga sätt.
• Det definierar företagets policy och de mål som måste uppfyllas.
• Verifiera att varje avdelning uppfyller de uppställda målen och ger utmärkt servicekvalitet.
• Sköter hanteringen av personal, marknadsföring, säkerhet, kvalitet och samordning alla aspekter som är nödvändiga för att hotellet ska fungera korrekt.

2- Försäljningschef

Förutom att komplettera övriga huvudavdelningar är dess huvudsakliga funktion att bedriva försäljning och reklam:

• Hitta kunder
• Present till företaget.
• Erbjuda tjänsterna.
• Nära erbjudanden med kunder.
• Utveckla reklamstrategier.
• Främja hotelltjänster.
• Sök efter potentiella kunder.
• Redovisa resultatet av försäljningen till bokförings- och finansavdelningen.

Försäljningsassistent

Huvudsyftet med denna ståndpunkt är att stödja chefen, chefen och / eller försäljningschefens arbete för att kontrollera, klassificera och beställa den försäljning som gjordes, förutom att samla in fakturor för att genomföra förfogande i administrativ ordning.

Rumsavdelningen är den som ansvarar för att fånga bokningsförfrågningar och kundservice för detta ändamål, samt att kontrollera kontrollerna och betalningarna av samma.

Du bör också övervaka att rummen är rena, arbetar i nära samordning med receptionisterna och hushållerska.

De har till uppgift att bestämma tillgängligheten av rum och ta och bekräfta bokningar.

Handledaren eller chefen för reservationer har ansvaret för att styra avdelningens goda resultat och bokningsagenterna utför funktionerna att delta i reservationer genom alla olika medel som ankommer (kommunikationsmedel, gruppbokningar, online, turer, operatörer, etc.), hantera pengarna som kommer från motsvarande insättningar och garantera de bokningar som görs.

Försäljningschef

Det är en av de viktigaste jobben eftersom den är ansvarig för en portfölj av säljare som bör få veta vad man ska göra.

Han är ansvarig för vad var och en av sina anställda gör, han måste känna till alla kontonas rörelse och om det är något problem med dem måste han ta ansvar för det.

Du måste tillhandahålla ett detaljerat index över kontoutdrag, ta initiativ till att få viktiga konton för ditt företag.

Företagets framgång eller misslyckande beror på dem, det är en mycket komplex position som kräver en extrem nivå av engagemang och ansvar.

3-tjänster chef

Det ansvarar för övervakning av tjänsteavdelningen:

• Kontrollkostnader
• Få en lojal kundkrets
• Främja bra relationer bland anställda.
• Lösa tvivel och oro för alla kunders tjänster.
• Uppfylla försäljningsmålen
• Ange ett exempel genom att uppfylla etiska normer.
• Säkerställa att en hög kvalitetsnivå erbjuds och att verksamheten är lönsam.

Administration och finans

Det är en viktig position för att du har kontroll över administrativa frågor, du måste hålla med generaldirektören hur frågorna kommer att distribueras och informera dig om de olika stadierna och händelserna i samband med dem.

Du måste hantera de ekonomiska resurserna, budgetar, kostnader, kostnader och investeringar i samband med företagets direktorat och enheter.

Övervakar förvaltningen av finansiella resurser, samordnar förvaltningar som regleras av regeringen, övervakar processer relaterade till personaladministration.

Registrerat och upprätthåller leverans och förvärv av bolagets materiella, patrimoniala och allmänna tjänster.

Affärsstrategier

Som namnet säger är det ansvarigt för att skapa strategier och planer på att ansluta sig till nya marknader och stärka bolagets styrkor, samt att förbättra erfarenheten och kunskapen hos varje medlem i föreningen eller organisationen.

Huvudfunktionen är inriktad på det direkta ansvaret för företagets försäljningsverksamhet, marknadsförvaltning, marknadsföring och distribution, försäljningsplanering, organisering av de olika distributionerna.

Tilldela mål att möta med avseende på försäljning enligt produkter och områden, skapa strategiska planer för att förbättra företagets framgång, studera kunder och platser som kan vara lämpligare att marknadsföra.

Det främjar en miljö av lagarbete som främjar försäljningsandelen hos den ansvariga personalen.

Analysera möjliga orsaker till kundproblem och klagomål.

Utforma policy för att bestämma priser och försäljningsvillkor.

Skapa planer för att öka utbildningsutvecklingen hos personerna i din avdelning.

Det ansvarar för att ta emot, filtrera och distribuera de olika förfarandena och förbättringarna när det gäller servicekvalitet.

Comptroller och redovisning

Avdelning som ansvarar för analys och kontroll av finansiell och bokföringsverksamhet.

Det är också engagerat i utarbetandet av årliga budgetar, intäktsprognoser, bokslut, upprättande av rapporter om den finansiella situationen, revisioner av kontrollantens kontor etc.

handla

Det är en mycket viktig ställning för en korrekt utveckling av arbetet i företaget eftersom de har ansvaret för försörjningskedjan och köper alla nödvändiga varor för att verksamheten ska fungera effektivt.

Det kan vara inköp för användning av företaget som för återförsäljning och / eller råmaterial för produktion av egna produkter.

Denna position omfattar även inköp av tjänster relaterade till transport eller marknadsföring.

De ansvarar för användningen av information och datorsystem för organisationens ledning.

De planerar och leder alla aktiviteter relaterade till datavetenskap och teknik i företaget för vilka de arbetar.

Bestäm affärsmålen för utformning av planer för att uppnå de tidigare uppsatta målen.

4- Assistant Manager

Han har ansvaret för att uppfylla alla uppgifter hos chefen när den senare är frånvarande.

I allmänhet fattar han inte viktiga beslut utan att först ha råd med chefen men han har ett beslut om rutin och gemensamma problem som kan uppstå i hotellets normala utveckling.

Han måste utbildas med all information och kunskap som är nödvändig för att anta en så viktig position, att känna till alla funktioner, personal, uppgifter, utbyten etc.

Dessutom är kunskap om lagaregler något som inte kan saknas för att undvika att komma i trubbel med lagen.

Du måste lösa snabbt och ha en plan B för allt om sakerna inte går enligt förväntningarna.

Quarter division manager

Ditt jobb är att planera, övervaka och kontrollera att var och en av verksamhetspolicyerna relaterade till ditt område utförs:

• Planera och övervaka driften av grupper och konventioner.
• Analysera månadsstatistik.
• Upprätta standarder och normer för tillhandahållande av tjänster inom ditt område.
• Ta emot klagomål som gäller ditt område.
• Koordinerar med underhållschefen korrekt utförande av sitt arbete.

Mottagare

Organisera och kontrollera mottagningsavdelningens uppgifter:

• Den förbereder schemat för den personal som ansvarar.
• Hantera klagomål.
• Den kommunicerar med övriga avdelningar om det behövs.
• De tar hand om kunden och löser eventuella tvivel eller oro.
• Han är huvudansvarig för kontakt med kunden.

hushållerska

Avdelningen har det största antalet anställda som ansvarar för hela hotellet och är huvudsakligen ansvarig för att städa hela anläggningen: både hotellets gemensamma utrymmen och korridorerna, kontor, rum mm

Denna position är extremt viktig eftersom renlighet är bokstaven för presentationen av ett hotell, på detta beror mycket på framgång eller misslyckande.

Ska motta utbildning, bör anställda vara vänliga och ge värme till gästerna.

Mat- och dryckeschef

Det ansvarar för att övervaka förberedelser och dekoration av var och en av de rätter och drycker som är beredda i hotellets kök, enligt de recept och standarder som tidigare upprättats av hotellet.

Se till att andra anställdas funktioner utvecklas korrekt, att hantera varor, hantera materialet, förbereda menyn, övervaka dessertområdet, vätskor, generell inventering etc.

Måste göra nödvändiga förvärv och kontrollera lagren.

Ha kontroll över all personal under din kostnad.

Kapten av uppmärksamhet åt allmänheten

Ansvarig för chefen för korrekt drift av de tjänster som erbjuds av restaurangen eller cafeterian.

• Ta emot kunden.
• Medföljer honom till bordet.
• Få förslag
• Elda diner
• Kontrollera att alla jobbar.
• Kontrollera leveranserna.
• Assist servitörer om det behövs.

Den ansvarar för att styra personalen, skapa menyerna, övervaka den rationella användningen av råvaror och andra varor, kontrollerar utmatningen och kvaliteten på disken, bestämmer arbetstiderna för andra arbetstagare under deras vård.

General Services Manager

Han har ansvaret för att utveckla ett årligt program för underhåll och förebyggande av maskiner och utrustning.

Vidta alla nödvändiga åtgärder för att behålla och förbättra de byggnadsvillkor som gäller för fastigheten.

Administration av grundläggande tjänster, stödja de områden som integrerar den, skydda fastigheten och dess beboers säkerhet, driva säkerhets- och hygienkommissionen.

Underhållsansvarig

• Det måste lösa alla problem som uppstår i rekordtid så att produktionen inte avbryts.
• Du måste organisera och samordna underhållsuppdrag för alla anställda vid din kostnad.
• Det koordinerar leverans och mottagning av nödvändiga material för att utföra underhållsarbetena.
• Verifiera beställningen och kvaliteten på det utförda arbetet.
• Tillåt borttagning av material som lagras i lageret.
• Om det behövs, ge utbildning om utrustning, material och verktyg som finns i anläggningarna.

Chef för säkerhet

Det är ansvarigt för förebyggande av arbetsrisker.

• Analysera möjliga risk situationer.
• Utarbetade säkerhetsplaner.
• Inspektera laget.
• Övervakar systemen.
• Säkerställer kundernas och anställdas säkerhet.
• Förbereder rapporter om allt som har gjorts och vad som hände.
• Parkeringskontroll

Chef för trädgårdsarbete

Ansvarig för allt relaterat till trädgården och dess underhåll.

Administrativ chef

Dess funktion är att planera och styra företagets administrativa ledning.

• Hantera relationer med leverantörer.
• Disciplinär kontroll av personal.
• Skapa produktionsstrategier etc.

Chef för mänskliga resurser

Han är ansvarig för allt relaterat till kontrollen av mänskliga resurser och arbetar i direkt kontakt med generaldirektören och andra chefer.

• Du måste behålla en gynnsam arbetsmiljö.
• Organisera HR-delsystemen
• Mediera konflikter mellan anställda.
• Se till att de anställdas och företags relationer väljs väl.

Lagerchef

Den styr ingångarna och utgångarna av allt material, utrustning, produkter, verktyg och i allmänhet all fastighet som ägs av företaget.

Det utför även revisioner och lager för korrekt och effektiv kontroll.

Redovisningsassistent

Deras uppgifter är relaterade till redovisningsuppgifter, bland några av dess många funktioner som vi kan hitta:

• Lagerstyrning
• Betalning av tjänster.
• Skattedeklarationer.

Administrativ assistent

Huvudfunktionerna är:

• Processkorrespondens, ta emot dokument, svara på samtal, besök, arkivdokument, processfiler, uppdatera dagordningen etc.

Ett annat schema är: