Processreengineering: typer, modeller, faser och exempel
Processreengineering är en affärsstrategi som fokuserar på analys av arbetsflöden och affärsprocesser i en organisation för att uppnå betydande förbättringar av prestanda, produktivitet och kvalitet.
Det är praxis att ompröva och omforma hur arbetet är gjort för att bättre stödja en organisations uppdrag och minska kostnaderna. Affärsprocessen avser uppsättning uppgifter eller sammankopplade aktiviteter som utförs för att uppnå ett specifikt resultat.
Det börjar med en utvärdering på hög nivå av organisationens uppdrag, strategiska mål och kundbehov. Grundläggande frågor ställs, t.ex. Behöver du omdefiniera uppdraget? Är de strategiska målen anpassade till uppdraget? Vem är kunderna?
Ett företag kan konstatera att det verkar under tvivelaktiga antaganden, särskilt vad gäller kundernas behov och önskemål. Först efter att organisationen omprövat vad den ska göra, bestämmer sig för hur man gör det bättre.
Fokusera på processerna
Inom ramen för den grundläggande utvärderingen av uppdraget och målen fokuserar reengineering på organisationens processer, stegen och förfarandena som styr hur resurser används för att skapa produkter och tjänster som tillgodoser kundernas behov. eller marknader i synnerhet.
Reengineering identifierar, analyserar och omformar företagets kärnverksamhetsprocesser i syfte att uppnå dramatiska förbättringar av kritiska prestationsåtgärder, såsom kostnad, kvalitet, service och hastighet.
Informationsteknik anses vara en förmedlare för att skapa nya former av organisation och samarbete, snarare än att stödja befintliga affärsfunktioner.
Processreengineering härleder sin existens från olika discipliner, och fyra huvudområden kan identifieras, som kan förändras: organisation, teknik, strategi och människor. En processvision används som en gemensam ram för att överväga dessa områden.
Typ
Det finns tre olika typer av processreengineering som alla företag kan börja:
Reengineering för kostnadsförbättring
Denna typ av reengineering kan leda ett företag till extraordinära minskningar av kostnaderna för processer som inte är grundläggande, antingen genom att radikalt ändra dessa processer eller till och med helt eliminera dem.
Det går långt utöver vad som kan uppnås med de vanliga ansträngningarna som görs för att minska kostnaderna.
Reengineering att vara mer konkurrenskraftig
Med ansträngningen för denna typ av reengineering försöker man fördjupa sig inom de huvudprocesser som produceras i verksamheten.
Detta är avsett att vara det bästa i sitt slag, på världsklassnivå, samtidigt som man uppnår konkurrensekvivalens med företag som tidigare fastställde reglerna och etablerade industristandarder.
Reengineering för en radikal innovationspunkt
Med denna typ av reengineering försöker vi lokalisera och göra radikala innovationspunkter, ändra de befintliga reglerna och skapa en ny definition av det bästa i klassen för alla företag som försöker bli en.
modeller
Modell ADKAR
Modellen fokuserar på det förändrade elementet av människor, specifikt hur man ser till att de anställda som är involverade stöder och tror på förändringen.
Efter det har modellen flyttat för att se på affärsdimensionen, med fokus på att identifiera behovet av förändring, de mål som måste uppfyllas, hur de ska uppfylla dessa mål och den tidsskala i vilken de kommer att slutföras.
Både affärs- och personliga dimensioner måste noggrant tas om hand för att genomföra en framgångsrik förändringsstrategi. Det finns fem viktiga steg för att säkerställa anställningsstöd.
medvetenhet
Anställda bör vara medvetna om exakt vilken förändring som uppstår och varför det är nödvändigt. Om anställda inte är medvetna om dessa saker, kan de förlora motivation och riktning inom strategin.
Ledningen har en avgörande roll för att säkerställa att medarbetarna är fullt medvetna om alla delar av förändringsprocessen.
jag önskar
Stöd till förändringsstrategin måste komma naturligt från de anställda. I stället för att tvinga förändringar på anställda, inklusive dem i projektets vision och utveckling, kommer de att säkerställa sitt stöd för det slutliga resultatet.
kunskap
Reengineering kommer sannolikt att medföra en förändring i de anställdas rutin och kompetens samt en allmän förändring i organisationen.
Därför måste anställda få fullt stöd för att förvärva och utveckla dessa färdigheter.
skicklighet
Denna kunskap måste utvecklas, men det kan bara hända om individerna har den nödvändiga färdigheten.
uppbackning
Förändringsprocessen och belöningen för individer som ändrar sina metoder bör förstärkas efter förändringen har skett. Detta säkerställer att anställda motstår frestelsen att falla tillbaka i gamla vanor.
Bridges övergångsmodell
Huvudstyrkan hos modellen är att den fokuserar på övergången, inte förändringen. Skillnaden mellan dessa är subtil men viktig.
Förändring är något som händer med människor, även om de inte håller med det. Å andra sidan är övergången det som händer i människornas sinnen när de går igenom förändringen.
Förändringen kan ske väldigt snabbt, medan övergången vanligtvis sker långsammare.
Modellen belyser tre övergångsstadier som människor går igenom när de genomgår en förändring. Dessa är:
- Uppsägning, förlust och uthyrning.
- Neutral zon.
- Ny början.
Broar säger att människor går igenom varje steg i sin egen takt. De som är bekanta med förändringen kommer förmodligen att gå snabbt till tredje etappen, medan andra kommer att stanna i första eller andra etappen.
faser
Reengineering affärsprocesser är inte en lätt uppgift. Om inte framgångsrikt genomförande av var och en av faserna kan försök att förändras misslyckas.
Identifiera och kommunicera behovet av förändring
En undersökning måste göras. Vilka processer kanske inte fungerar? Är tävlingen bättre eller sämre än företaget i vissa aspekter?
Efter att ha fått all information bör en mycket komplett plan upprättas med deltagande av ledare för de olika avdelningarna.
Förvaltningen måste spela rollen som säljare. Det borde förmedla den stora visionen av förändringen och visa hur det kommer att påverka positivt även de lägsta betygsatta medarbetarna.
Samla team av experter
Som med något annat projekt krävs processreengineering av ett team av högutbildade och motiverade personer som ska utföra de nödvändiga åtgärderna. I de flesta fall består laget av:
Senior Chef
När det gäller att göra en stor förändring behöver du övervakning av någon som kan fatta besluten och vem som ska kontakta direkt.
Operations Manager
Du behöver någon som känner till komplikationerna i processen. Där ingriper verksamhetschefen för att ha arbetat med processerna och att kunna bidra med sin stora kunskap.
Reengineering experter
Rätt teknikare kommer att behövas. Reengineering processer kan behöva erfarenhet inom flera olika områden, från IT till tillverkning.
Hitta ineffektiva processer och definiera viktiga resultatindikatorer (KPI)
De korrekta KPI-erna måste definieras. KPI varierar vanligtvis enligt processen som optimeras.
Därefter ska processerna följas individuellt. Det enklaste sättet att göra detta är genom att kartlägga affärsprocesserna.
Det är mycket lättare om du har allt skriftligt steg för steg. Det är här den operativa chefen är användbar, eftersom det gör det lättare att definiera och analysera processerna.
Det mest grundläggande sättet att arbeta med processer är genom flödesdiagrammen. Ta en penna och papper och registrera processerna steg för steg.
Om du har mer kunskap om teknik kan användningen av programvara för processanalys göra allt mycket enklare.
Redesigna processerna och jämföra KPI: erna
När du kommer till denna punkt finns det inte mycket att lägga till. Vad vi måste göra nu är att fortsätta att utföra teorierna och se hur KPIs bibehålls.
Om KPI visar att den nya lösningen fungerar bättre, kan du börja skala upp lösningen långsamt och sätta den i aktion inom mer och mer av företagets processer.
exempel
Ford Motors
På 1980-talet gick den amerikanska bilindustrin igenom en lågkonjunktur. För att minska kostnaderna beslutade Ford att analysera djupt affärsprocesserna hos vissa av sina avdelningar och försökte hitta ineffektiva processer.
De märkte att mer än 500 personer arbetade i bokföringsavdelningen. Som jämförelse arbetade cirka 100 personer i samma avdelning i sin konkurrent Mazda.
Fastän Ford var ett större företag fastställdes ett kvantifierbart mål som skulle minska antalet anställda i den avdelningen till endast 200 personer.
De lanserade ett initiativ för reengineering av processen för att ta reda på varför avdelningen hade så mycket personal. De analyserade det nuvarande systemet och upptäckte att det fungerade på följande sätt:
- När inköpsavdelningen skrev en inköpsorder skickade den en kopia till kontoförvaltningsavdelningen.
- Sedan fick materialstyrningsavdelningen varorna och skickade en kopia av dokumentet med anknytning till leverantörsskulder.
- Samtidigt skickade leverantören kvitto för de levererade varorna till leverantörsskulder.
Helt ny process
Betalningsansvarig anställd var tvungen att relatera de tre orderna och när han kopplade ihop betalade han manuellt betalningen. Denna process krävde mycket arbete i avdelningen.
Istället för att göra mindre förändringar utvecklade Ford en helt ny process. Informationsteknik spelade en viktig roll i denna nya process.
De utvecklade en databas till vilken en anmälan skickades när inköpsavdelningen hade beställt.
När materialen levererades, gick en butikskonsulent in dem i datorn. På så sätt kunde han omedelbart kontrollera om de levererade materialen var i ordning, så att de skulle betalas automatiskt efteråt.
På så sätt eliminerades helt att de betalningsbara anställda syftar till att matcha orderna, vilket minskar antalet administrativa medarbetare med 75%.
Taco Bell
Taco Bell återskapade sin verksamhet och fokuserade mer på serviceaspekten och centraliserade sitt tillverkningsområde.
Med skapandet av K-Minus-programmet var nu kött, majs, bönor, sallad, ost och tomater till sina restauranger förberedda utanför restaurangen. I restaurangerna byggdes endast dessa beredda ingredienser när en kund begärde dem.
Några av framgångarna med detta nya arbetssätt var större medarbetarmotivation, bättre kvalitetskontroll, färre olyckor, större besparingar och mer tid att fokusera på kundtjänst.
Fördelar och nackdelar
-advantages
Minska kostnader och cykeltider
Processreengineering minskar kostnader och cykeltider genom att eliminera onproduktiva aktiviteter och anställda som utför dem.
Teamreorganisation minskar behovet av olika administrationsnivåer, accelererar informationsflöden, eliminerar fel och upprepning av arbete som orsakas av flera överföringar.
Förbättra kvaliteten
Processreengineering förbättrar kvaliteten genom att minska fragmenteringen av arbetet och skapa ett tydligt ägande av processer.
Arbetstagare tar ansvar för sin produktion och kan mäta deras prestanda baserat på snabb återkoppling.
Öka produktiviteten
Målet med processreengineering är att modernisera föråldrade processer och ger ofta tidsbesparande resultat. Organisationen kan till exempel upptäcka att en viss process kan utföras av två anställda istället för fyra.
Kundorientering
Genom att ändra uppgiftsorienteringen till en processorientering ligger fokuseringen på klienten. Detta har fördelen att alla irrelevanta processer snabbt flyttar till förgrunden, varefter de lätt kan raderas eller ändras.
Förbättra konkurrenskraften
Normalt märks bara förändringar som görs av en organisation gradvis. För att upprätthålla konkurrenskraften och möta kundernas behov måste vi agera på lämpligt sätt.
Med reengineering av processer implementeras radikala förändringar på en relativt kort period.
-Disadvantages
Personalanpassning
Vissa arbetare kanske inte anpassar sig till förändringarna och nya tilldelade chefer kan känna sig överväldigade. Andra arbetstagare blir föråldrade om deras huvudsakliga funktion elimineras som en del av processgranskningen.
Om en anställd på måndagsmorgon hör att den fullständiga beskrivningen av hans arbete har ändrats kan det tycka att han är orolig.
Därför är det väldigt viktigt att de förändringar som genomförs är väl kommunicerade med arbetstagaren.
Kräver investering
Processreengineering kräver normalt en investering, särskilt inom teknik. Föråldrade metoder, till exempel att göra en uppgift manuellt, står inför att ersättas med datorprogram.
Programmen förbättrar effektiviteten och minskar fel, men företaget måste investera i programvara och utbildning, ett dyrt alternativ för företag som försöker minska kostnaderna omedelbart.
